Décharge 2007: Collège européen de police CEPOL

OBJECTIF : présentation du rapport de la Cour des comptes sur les comptes 2007 du Collège européen de police (CEPOL).

CONTENU : le rapport de la Cour des comptes inclut une partie chiffrée sur les montants des dépenses de l’agence communautaire ainsi qu’une analyse comptable des dépenses, accompagnée des réponses du Collège.

• Analyse comptable de la Cour : dans son rapport, la Cour émet de très nettes réserves sur la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes du CEPOL. Elle fait notamment une série de remarques touchant à plusieurs points de la gestion financière et budgétaire du Collège. Le budget du Collège pour 2007 s’élevait à 6,5 millions EUR, contre 5,1 millions EUR l’année précédente. Ce montant ne tenait pas compte de la contribution de 1,5 million EUR versée par la Commission en 2007 pour la mise en œuvre du programme MEDA. Pour la Cour, cette situation est contraire aux principes d’unité et de vérité budgétaires. La Cour indique également que sur l’ensemble des crédits d’engagement pour 2007, seulement 5,6 millions EUR ont été utilisés (dont 1,7 million EUR reportés). Plus de 20% (500.000 EUR) des crédits reportés de l’exercice précédent ont été annulés. Pour la Cour, le taux élevé de report et d’annulation des crédits témoigne de graves difficultés pour gérer le budget. Comme en 2006, pour l’essentiel de l’exercice 2007, la Cour indique que le Collège n’a pas disposé d’un véritable système de comptabilisation des engagements. Les engagements n’ont été imputés sur les lignes budgétaires qu’une fois les paiements effectués. L’absence de standards de contrôle interne et l’inefficacité du contrôle budgétaire ont conduit à un dépassement des crédits de certaines lignes budgétaires, lequel a à son tour donné lieu soit à des virements a posteriori destinés à couvrir les découverts, soit à la création de nouvelles lignes budgétaires ex nihilo. La Cour indique également qu’en novembre 2007, un système de comptabilité des engagements a été mis en place pour les activités opérationnelles. Il prévoyait explicitement la possibilité de créer des engagements budgétaires préalablement à tout engagement juridique ou à tout contrôle de la disponibilité des crédits. Pour la Cour, une telle approche n’est pas conforme au principe de transparence budgétaire. Contrairement aux dispositions du règlement financier du Collège, ni les comptes provisoires ni le rapport sur la gestion budgétaire et financière n’ont en outre été établis. La Cour note encore que la TVA récupérable pour l’exercice 2007 (102.281 EUR) n’avait pas été réclamée à la fin de l’exercice. Cette situation est contraire au principe de bonne gestion financière. La Cour indique également que, dans son règlement financier, le Collège précise que celui-ci doit être assorti de modalités d’exécution. Or, le Collège ne les a pas encore adoptées, notamment celles de nature à garantir la transparence de ses procédures de passation de marchés. Dans son rapport, la Cour note encore que le système de passation des marchés n’est pas conforme aux dispositions du règlement financier (comme l’an dernier, il n’existe aucun document permettant de justifier l’acquisition de certaines marchandises ou d’expliquer le recours à un fournisseur, en particulier). Enfin, la Cour signale que des crédits ont été utilisés pour financer des dépenses privées de certains agents du Collège. Dans la mesure où les auditeurs n’ont pas eu matériellement la possibilité d’examiner l’ensemble des paiements effectués dans le courant de l’exercice, il est impossible de quantifier tant le montant dépensé de manière irrégulière à des fins privées que les différents types de dépenses privées effectuées. La Cour indique toutefois que le fait d’utiliser des fonds publics à des fins privées constitue, par nature, une erreur significative. Des mesures devraient être prises pour garantir le remboursement intégral de ces fonds ;

• Réponses de l’Agence : le CEPOL répond point par point à l’ensemble de ces critiques qui ont fait l’objet de réserves sérieuses de la part de la Cour : i) le projet MEDA n’a pas été inclus initialement dans le rapport sur l’exécution budgétaire mais les recettes et dépenses pour les entités créés pour gérer les fonds MEDA ont été enregistrées correctement dans les comptes au 31 décembre 2007 ; ii) les raisons pour lesquelles les crédits budgétaires n’ont pas été entièrement utilisés sont les suivantes: 1) le nombre de participants aux activités du CEPOL a été moins élevé que prévu et quelques activités ont été annulées; 2) le processus de recrutement de nouveaux agents a pris plus de temps que prévu; 3) les nouveaux bureaux n’ont pas été disponibles en 2007; 4) les coûts d’organisation des activités du CEPOL ont été moins élevés que prévu en raison des solutions peu coûteuses trouvées par les organisateurs des activités ; iii) le CEPOL signale également qu’il n’a pas disposé en 2007 d’un système de comptabilité conforme au règlement financier mais que ce problème a été résolu en 2008 et que des procédures internes ont été examinées et modifiées pour s’assurer que les erreurs observées ne se reproduisent pas ; iv) le CEPOL confirme que les états financiers provisoires pour 2007 n’ont pas été préparés le 1^er mars 2008, tel que spécifié dans le règlement financier. La liasse de consolidation a été préparée et finalisée conformément aux règlements financiers et a été envoyée au comptable de la Commission avant le 18 janvier 2008 ; v) à la suite des procédures appliquées aux exercices précédents, la TVA du 4^ème trimestre a été récupérée au 1^er trimestre de l’exercice suivant. La TVA pour 2007 a maintenant été récupérée ; vi) les modalités d’exécution du règlement financier ont été adoptées par le conseil d’administration en février 2008. Les lignes directrices relatives aux procédures internes de passation des marchés devaient être adoptées en septembre 2008 ; vii) enfin, concernant le grief le plus grave, le CEPOL indique que les coûts concernant l’utilisation des téléphones mobiles et l’utilisation des véhicules du CEPOL à des fins privées ont été récupérés. La récupération des coûts de taxi/transport a été entreprise. Afin d’assurer le suivi de l’utilisation des fonds du CEPOL, un contrôle ex post sera effectué par une société externe en ce qui concerne la récupération des coûts.