Visas: collecte des identifiants biométriques, réception et traitement des demandes, organisation des consulats des États membres pour la mise en oeuvre du système d'information sur les visas VIS  

OBJECTIF : créer la base juridique nécessaire pour permettre aux États membres d’organiser la réception et le traitement des demandes de visa, dans le cadre de l’introduction de données biométriques dans le VIS et organiser ce type de procédure au sein de leurs représentations diplomatiques et consulaires.

ACTE LÉGISLATIF : Règlement (CE) n° 390/2009 du Parlement européen et du Conseil modifiant les instructions consulaires communes concernant les visas adressées aux représentations diplomatiques et consulaires de carrière, en liaison avec l’introduction d’identifiants biométriques et de dispositions relatives à l’organisation de la réception et du traitement des demandes de visa.

CONTEXTE : la mise en place du VIS ou « système d’information sur les visas » est prise en charge par plusieurs textes qui en définissent le cadre juridique général :

1. un 1^er texte qui fixe la base juridique pour la création du VIS et autorise la Commission à le développer et à dégager des moyens financiers communautaires pour y parvenir (voir CNS/2004/0029 - décision du Conseil 2004/512/CE) ;
2. un 2^ème texte qui fixe le cadre technique pour la création du VIS et pour l’échange de données entre les États membres (voir COD/2004/0287 - règlement (CE) n° 767/2008) et prévoir le cadre juridique pour la saisie et l'utilisation des données par les autorités chargées des visas, y compris les identifiants biométriques ;
3. en vue de compléter la mise en place définitive du VIS, il convient de prévoir un 3^ème instrument qui définit les normes à appliquer par les consulats des États membres pour se conformer aux prescriptions techniques du VIS. Pour ce faire, il convient de modifier les « instructions consulaires communes » auxquelles se conforment actuellement les consulats des États membres, en première ligne pour l’application des nouvelles règles en matière de saisies et d’intégration des données sur les visas. C’est l’objectif poursuivi par le présent règlement.

CONTENU : le règlement vise à créer la base juridique nécessaire pour permettre aux États membres de:

• collecter les éléments d'identification biométriques obligatoires - photographie de face et 10 empreintes digitales à plat - des demandeurs de visa ;
• établir un cadre juridique pour l'organisation des consulats des États membres aux fins de la mise en œuvre du système d'information sur les visas (VIS).

Identifiants biométriques : le règlement définit les normes applicables au recueil des données biométriques par référence aux dispositions correspondantes fixées par l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI). Les États membres doivent ainsi prévoir les modalités destinées à recueillir les identifiant biométriques du demandeur, dans le respect des garanties prévues par la convention européenne de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales, par la Charte des droits fondamentaux de l’UE et par la convention des Nations unies relative aux droits de l’enfant. Aucune autre spécification technique ne serait requise pour assurer l’interopérabilité.

Afin de faciliter la procédure applicable aux demandes ultérieures, il est notamment prévu de copier les empreintes digitales relevées dans le cadre de la première insertion dans le VIS pendant les 59 mois qui suivent cette demande. Une fois ce délai écoulé, les empreintes digitales devront être à nouveau relevées.

Le recueil des identifiants biométriques devra être effectué par du personnel qualifié et dûment autorisé par la représentation diplomatique ou consulaire ou par les autorités chargées de la délivrance des visas aux frontières. De même, les données devront être introduites dans le VIS uniquement par des membres dûment autorisés des services consulaires et dans le respect des règles de courtoisie et de respect de la dignité humaine des demandeurs.

Dérogations à l’introduction d’identifiants biométriques sur les visas : comme le demandait le Parlement européen, certaines personnes seront exemptées de l’obligation de donner leurs empreintes digitales, dont en particulier :

• les enfants de moins de 12 ans,
• les personnes pour lesquelles il est physiquement impossible de recueillir les empreintes.

L’âge limite de 12 ans fera toutefois l’objet d’un réexamen au terme des résultats d'une étude que la Commission devra présenter dans les 3 ans qui suivent la mise en place du VIS.

Organisation des services de délivrance des visas : une série de dispositions sont prévues pour organiser les services de délivrance des visas. Il reviendra en principe à chaque État membre d’organiser la réception et le traitement des demandes, par l’entremise de leurs représentations diplomatiques ou consulaires.

Coopération entre États membres : mise en place de « guichets communs » : afin de faciliter l’enregistrement des demandeurs et de réduire les coûts pour les États membres, il est prévu de mettre en place de nouvelles possibilités d’organisation entre représentations consulaires des États membres. En premier lieu, une série de nouvelles instructions consulaires communes sont prévues pour autoriser les représentations diplomatiques et consulaires à représenter un ou plusieurs autres États membres mais de manière limitée, aux seules fins de la réception des demandes et du recueil des identifiants biométriques

D’autres possibilités de coopération sont également envisagées comme :

• la co-localisation des représentations diplomatiques et consulaires,
• la mise en place de centres communs de traitement des demandes (principe des « guichets communs »),
• le recours aux consuls honoraires et
• la coopération avec des prestataires de services extérieurs.

Prestataires de services extérieurs : des dispositions sont prévues pour les situations dans lesquelles les États membres décident de coopérer avec un prestataire de services extérieur pour la réception des demandes. La décision de recourir à un prestataire de service extérieur pourra être prise si, dans des circonstances particulières ou pour des raisons liées à la situation locale, la coopération avec d’autres États membres sous la forme d’une représentation limitée, la co-localisation des représentations diplomatiques et consulaires ou la mise en place d’un centre commun de traitement des demandes se révèlent inappropriées pour l’État membre concerné. Le recours au prestataire de service extérieur se fera alors dans le respect des principes généraux relatifs à la délivrance des visas prévus par le présent règlement et conformément aux exigences en matière de protection des données. Dans ce contexte, des dispositions ont été ajoutées dans une annexe fixant une liste d’exigences minimales à respecter pour pouvoir prétendre travailler avec une représentation diplomatique. Parmi ces exigences figurent des dispositions concernant les responsabilités exactes qui incombent aux prestataires de services, les règles relatives à l’accès direct et entier à ses locaux en vue d’effectuer des contrôles inopinés, le respect de la confidentialité de certaines données qu’ils auraient à traiter ainsi que les circonstances, conditions et procédures de suspension ou de fin de la coopération.

Des précisions sont également apportées aux points suivants :

• obligations des États membres en cas de recours à des prestataires de services extérieurs (notamment, obligation pour les États membres de vérifier la fiabilité du prestataire) ;
• dispositions relatives aux frais de services (ceux-ci devront être proportionnés aux coûts engagés par le prestataire de services extérieur pour la réalisation d’une ou de plusieurs des tâches qui leur incombent) ;…

Des dispositions sont en outre prévues en matière de coopération avec des intermédiaires commerciaux (prestataires de services administratifs et agences de transport ou de voyage, tels que voyagistes et détaillants).

Rapport : 3 ans après le début de l’activité du VIS et ensuite tous les 4 ans, la Commission devra présenter au Parlement européen et au Conseil un rapport sur la mise en œuvre du présent règlement, y compris le recueil et l’utilisation des identifiants biométriques, le caractère approprié de la norme OACI retenue, le respect des règles en matière de protection des données, l’expérience de la coopération avec des prestataires de services extérieurs en ce qui concerne spécifiquement le recueil des données biométriques, la mise en œuvre de la règle des 59 mois pour le relevé des empreintes et l’organisation de la réception et du traitement des demandes.

Le rapport comprendra également une analyse des cas dans lesquels les empreintes digitales n’ont pu être produites ainsi que des informations sur les cas dans lesquels une personne n’ayant pu produire des empreintes digitales, s’est vu refuser son visa. Le rapport est accompagné, le cas échéant, de propositions appropriées visant à modifier le règlement.

Le 1^er de ces rapports devra en outre examiner la question du degré de fiabilité, à des fins d’identification et de vérification, des empreintes digitales des enfants de moins de 12 ans, et plus particulièrement la question de l’évolution des empreintes digitales avec l’âge, en s’appuyant sur les résultats d’une étude conduite sous la responsabilité de la Commission.

Dispositions territoriales : la Norvège, l’Islande, la Suisse et le Liechtenstein seront associés à la mise en œuvre du règlement conformément aux accords bilatéraux conclus avec l’UE sur l’acquis Schengen. Le Royaume-Uni et l’Irlande ne participeront pas à l’adoption et à la mise en œuvre de ce texte, conformément au protocole annexé au Traité UE et décisions ultérieures. Pour les mêmes raisons, le Danemark ne participera pas non plus à l’adoption de ce texte mais pourra décider dans un délai de 6 mois s’il transpose ou non ce texte dans son droit national.

ENTRÉE EN VIGUEUR : 29 mai 2009.