Décharge 2008: Collège européen de police CEPOL

OBJECTIF : présentation du rapport de la Cour des comptes sur les comptes 2008 du Collège européen de police (CEPOL).

CONTENU : le rapport de la Cour des comptes estime que les comptes annuels du CEPOL présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de ce dernier au 31 décembre 2008, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date. Sans remettre en cause cette opinion globalement favorable, la Cour souligne que les difficultés rencontrées en 2008 pour effectuer la migration de l’ancien système comptable vers ABAC, ainsi que la mise en œuvre tardive d’un véritable système de comptabilité restent préjudiciables à la qualité de l'information financière concernant les reports de crédits de l’exercice précédent, l’utilisation des recettes affectées, ainsi que le lien avec certains montants du bilan pour l’exercice 2007.

Elle émet en outre une opinion avec réserves sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes. La Cour estime en effet que certaines opérations sous-jacentes aux comptes annuels du Collège relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2008 posent problème :

• le Collège a directement passé un contrat avec un fournisseur pour des services de conseil, sur la base d’un contrat-cadre de la Commission prévu exclusivement pour des services de formation. Cette procédure de passation de marché est irrégulière ;
• les dépenses encourues pour l’organisation de cours et de séminaires représentent une part importante du budget du Collège. L’audit de ces dépenses a fait apparaître un nombre élevé de cas de non-respect des règles administratives et financières applicables, comme l’absence de justification des coûts supportés, l’absence d’attestation de participation au cours ainsi que des factures originales et des documents nécessaires pour obtenir le remboursement des frais d’hébergement, l’absence de demande d’informations concernant les frais de voyage d’experts, etc. ;
• l’audit d’un échantillon de 15 engagements a permis de constater l’absence: i) d’engagement juridique dans 3 cas, ii) d’engagement budgétaire précédant l’engagement juridique dans 9 cas.

Le rapport inclut parallèlement une analyse comptable des dépenses, accompagnée des réponses du CEPOL :

• Analyse comptable de la Cour : en matière de gestion financière et budgétaire, la Cour émet un certain nombre de critiques touchant aux points suivants : i) crédits de paiement de 2008 : plus de 2,7 millions EUR ont dû être reportés, contrevenant ainsi au principe d’annualité et faisant supposer des insuffisances dans la programmation et le suivi de l’exécution budgétaire ; ii) recouvrement d’avances : en 2008, le Collège a engagé 175.000 EUR en prévision d’un ordre de recouvrement de la Commission portant sur une avance payée avant 2006 à l’organisme auquel le Collège a succédé. Cet engagement a été reporté à 2009 ; iii) déficiences dans l’exécution financière : l’audit du Collège a permis de montrer que, dans 3 cas, aucune piste d’audit ne permettait d’en retracer l’exécution financière ; iv) système ABAC : le 23 mai 2008, le Collège a clôturé son ancien système comptable et a fait migrer ses comptes vers ABAC. Cette migration a réellement débuté le 14 juillet 2008. Dans l’intervalle, un système manuel a été mis en place. Les ajustements relatifs à la période couverte par le système manuel n’ont pas tous été opérés en temps utile ; v) inventaire du matériel : 2 systèmes de gestion des immobilisations coexistent, ce qui donne parfois lieu à des doubles enregistrements d’actifs. Ni étiquette, ni numéro d’inventaire unique ne sont attribués ; vi) financement de dépenses privées : dans son rapport 2007, la Cour avait relevé des cas où des crédits du Collège avaient été utilisés pour financer des dépenses privées. Le Collège avait répondu qu’un contrôle serait effectué a posteriori par une société externe. Or celui-ci n’avait pas encore débuté à la mi-2009 ;
• Réponses de l’Agence : le CEPOL répond point par point à l’ensemble de ces critiques et apporte les précisions suivantes : i) le CEPOL a pris toutes les mesures nécessaires pour minimiser les risques liés à la migration vers le système ABAC. Le système de comptabilisation des engagements mis en œuvre en 2008 est contrôlé de près et fait l’objet d’améliorations en vue d’éviter toute erreur ; ii) le CEPOL a pris note des observations de la Cour sur les marchés qu’il a contractés et ne les prolongera plus. Il contrôlera également mieux les procédures appliquées ; iii) le CEPOL indique qu’il a pris acte de l’observation de la Cour relative au système de comptabilisation des engagements et que des contrôles ex ante des opérations ont été renforcés en 2009 pour éviter de telles situations. Il en va de même pour le suivi des dépenses opérationnelles afin d’éviter d’engager des fonds importants en fin d’exercice ; iv) le CEPOL reconnaît l’existence d’incohérences en ce qui concerne les trois engagements mentionnés par la Cour. Le montant total des erreurs s’élevait toutefois à 1.169 EUR sur un total contrôlé de 318.210 EUR ; v) en ce qui concerne les inventaires, le CEPOL a mis en œuvre le système «ABAC assets» en 2009 et a élaboré une politique d’inventaire, qui est actuellement à l’étude pour approbation en vue de permettre un enregistrement et une comptabilisation appropriés de l’inventaire ; vi) enfin, sur la question des dépenses privées, le CEPOL indique que l’étape finale du processus de recouvrement a été clôturée en juin 2009, sauf en ce qui concerne les experts nationaux détachés qui ont quitté le Collège au cours des années précédentes. Lorsque le recouvrement sera complètement terminé, un contrôle ex post sera réalisé en suivant une procédure d’appel d’offres.