Décharge 2009: performance, gestion financière et contrôle des agences

Le Parlement européen a adopté par 548 voix pour, 17 voix contre et 16 abstentions une résolution sur la décharge 2009: performance, gestion financière et contrôle des agences de l'Union.

Globalement, le Parlement passe en revue l’ensemble des défis communs auxquelles les agences doivent répondre.

Les principales recommandations peuvent se résumer comme suit :

I. Défis communs en matière de gestion financière :

• Report et annulation des crédits opérationnels : face à la constante des reports et des annulations de crédits, le Parlement demande aux agences d'accroître leurs efforts pour améliorer la planification et la programmation financière et budgétaire. Il demande en particulier plus de prévisibilité dans les dépenses et une approche qui permette de mieux respecter le principe d'annualité. Il souligne par ailleurs que le niveau élevé de reports et d'annulations est souvent révélateur de l'incapacité d'une agence à gérer une augmentation importante de son budget. Il se demande dès lors s'il ne serait pas plus responsable de la part des autorités budgétaires de prendre plus de précaution, à l'avenir, avant de décider d'augmenter le budget d'une agence. Le Parlement invite également les agences à développer leurs prévisions annuelles en matière de besoin de liquidités.
• Insuffisances entachant les procédures de passation de marché : le Parlement constate à nouveau les déficiences des agences dans les procédures de passation de marchés. Il demande donc aux agences d’appliquer toute une série de mesures techniques pour améliorer les procédures de passation et de suivi des marchés. Toutes les agences sont en outre appelées à publier sur leur site internet une liste de tous les marchés attribués au cours des 3 dernières années au moins.
• Gestion des subventions : le Parlement appelle les agences à améliorer leur gestion des subventions en renforçant les contrôles et en fixant des barèmes de coûts unitaires plutôt que d’offrir des subventions basées sur les remboursements des coûts éligibles.

II. Défis communs en matière de ressources humaines : de nombreuses lacunes ont été observées en matière de procédures de recrutement. Sachant que ces lacunes risquent de limiter la capacité des agences à répondre à d'éventuelles allégations de décisions arbitraires en matière de recrutement, le Parlement demande :

• en ce qui concerne les procédures de recrutement : i) la mise sur pied d'un système de vérification entre agences permettant de contrôler si un candidat à un poste dans une agence ne s'est pas rendu coupable de faute professionnelle ou de mauvaise gestion dans une autre agence ou chez un autre employeur; ii) comme dans le cas de FRONTEX, la mise en place de lignes directrices internes applicables aux membres du jury de sélection ;
• pour les plans de recrutement : la mise en place de prévisions plus claires en matière de recrutement. Le Parlement encourage également les agences à inclure, dans leurs programmes de travail et dans leurs rapports d'activité annuels, des informations complémentaires sur l'affectation et l'utilisation de leurs ressources humaines, y compris les besoins en effectifs réels. Il constate par ailleurs que, chaque année, des fonctionnaires, y compris des directeurs, passent d'une agence à l'autre et invite la Commission à fournir au Parlement un aperçu général des mouvements d'effectifs entre les agences depuis 2008 ;
• en ce qui concerne le personnel intérimaire : le Parlement demande que les agences ne confient pas de tâches sensibles à du personnel intérimaire, car cela comporte un risque ;
• en matière de conflits d’intérêts : le Parlement rappelle aux agences l'importance de garantir pleinement l'indépendance de son personnel et des experts auxquels elles ont recours. Il souligne que la réputation d'une agence pourrait pâtir de se voir mettre en cause pour conflits d'intérêts et invite la Commission à lui fournir une liste détaillée des critères appliqués pour garantir l'indépendance du personnel recruté, en particulier en ce qui concerne l'éventualité de conflits d'intérêts. Une analyse globale des approches adoptées par les agences pour gérer les situations de conflits d'intérêts potentiels est également réclamée.

III. Défis communs en matière de systèmes de contrôle interne : le Parlement appelle les agences à améliorer encore leurs systèmes de contrôle interne grâce à :

• des résumés des rapports d'audit interne : il demande aux directeurs de chaque agence de s'acquitter pleinement de leur obligation d'inclure le contenu général des rapports du service d'audit interne (SAI) à l'autorité de décharge et propose que, sur le modèle de FRONTEX, l’on réfléchisse à mettre en place une structure harmonisée pour la présentation de ces informations;
• SAI : le Parlement appelle toutes les agences à prendre en compte les recommandations du service d'audit interne (SAI) afin de mettre rapidement en place les mesures nécessaires pour combler les carences identifiées. Il souligne également le rôle important que joue le SAI en réalisant des audits sur les performances des agences.

IV. Déclaration d'assurance et rapport d'activité annuel : dans ce domaine, le Parlement demande :

• la publication par chaque agence, d’une déclaration d'assurance de leur directeur sur leur site web respectif;
• la normalisation de la structure de leur rapport d'activité annuel conformément au format utilisé par les directions générales (DG) de la Commission, en y incorporant les activités réalisées, les problèmes de gestion rencontrés, les conclusions tirées des audits internes et les améliorations opérées en matière de ressources humaines pour l'exercice en question.

Il encourage également la Cour des comptes à incorporer une évaluation globale de chacun des rapports d'activité annuels dans ses rapports spécifiques annuels sur les agences.

V. Gouvernance des agences : en matière de gouvernance, le Parlement suggère les éléments suivants :

• conseils d'administration des agences : vu la taille importante des conseils d'administration de certaines agences et la grande rotation de leurs membres, le Parlement invite le groupe de travail interinstitutionnel sur les agences à proposer de fusionner les conseils d'administration des agences œuvrant dans des domaines connexes ;
• rôle de la Commission : le Parlement estime que le rôle de la Commission pourrait être renforcé dans certaines agences, au niveau administratif. En effet, 30% des ressources des agences sont dépensés en travaux administratifs. Dans ce contexte, la Commission pourrait apporter toute l'aide administrative nécessaire aux agences relativement petites, en particulier les plus récentes d’entre elles ;
• procédures disciplinaires : une fois encore, le Parlement appelle les agences à envisager la création d'un conseil de discipline commun.

VI. Performance : le Parlement estime que l'initiative prise par EUROJUST d'incorporer les indicateurs de performance clés dans ses projets pour 2010 constitue un bon exemple pour les autres agences. Il appelle donc les agences à relier effectivement les indicateurs de performance clés à leurs objectifs, à leur budget et à leur programme de travail annuel. D’autres recommandations sont proposées en ce qui concerne : i) l’établissement d’un programme de travail pluriannuel ; ii) le comparatif entre les réalisations effectuées par les agences d’une année sur l’autre afin de mieux évaluer leurs résultats. Le Parlement invite en outre les agences à développer leur approche de service au client, à consolider les procédures de retour d'information et à exploiter pleinement les résultats des évaluations qu'elles effectuent. Il considère comme étant de la plus haute importance que les agences développent leurs performances en les contrôlant à partir d’indicateurs clés.

VII. Réflexion sur les agences: une approche commune : le Parlement appelle le groupe de travail interinstitutionnel sur les agences à lui présenter une analyse et des recommandations générales concernant l'efficacité des agences actuelles, et de lui proposer des plans pour améliorer leur efficacité en général en fonction de leur type et de leur nombre. Il rappelle que la déclaration commune du groupe de travail interinstitutionnel sur les agences publiée en mars 2009 lançait le principe d'un dialogue sur les agences de régulation visant à évaluer la situation existante, et plus spécifiquement la cohérence, l'efficacité, la responsabilité et la transparence de ces agences. Il avait en outre évoqué l’année dernière la possibilité de fusionner certaines d’entre elles puisque les plus petites d’entre elles faisaient face à de sévères contraintes en matière d'efficacité. Dans l’attente, le Parlement demande le maintien du moratoire sur la création de toute nouvelle agence et que ce moratoire perdure le temps que l’ensemble des questions pertinentes soient résolues. Il souligne à nouveau l'importance d'envisager la fusion de certaines agences pour leur permettre de partager les frais généraux et d'autres coûts et propose que l’on réfléchisse à l’opportunité de réunir dans la même ville et, éventuellement le même bâtiment, certaines des plus petites agences qui peuvent ne pas se prêter à une fusion pure et simple. La Commission est également appelée à réaliser une évaluation de toutes les agences de l'Union afin d’identifier les cas de chevauchements d'activités, dans un rapport à transmettre pour le 31 décembre 2011 au plus tard.

VIII. Considérations générales sur une augmentation du nombre d'entreprises communes : enfin, le Parlement attire l'attention sur le chiffre record des créations d'entreprises communes au cours des dernières années. Vu le volume de leur budget et la complexité de leurs missions, les entreprises communes devraient créer un comité d'audit chargé de faire directement rapport à leur comité directeur.