Décharge 2010: budget général UE, Section III, Commission
DÉCHARGE 2010 - COMMISSION : RAPPORT ANNUEL SUR LES AUDITS INTERNES
OBJECTIF : le présent rapport informe l'autorité de décharge des travaux menés par le Service d'Audit Interne (IAS) en 2010. Il est basé sur les principales constatations d'audit de l'IAS ainsi que sur les rapports d'audit et de conseil achevés par l'IAS en 2010, qui portent sur les services de la Commission et les agences exécutives. Il ne couvre pas les résultats des travaux d'audit réalisés par l'IAS dans d'autres agences ou organismes, pour lesquels des rapports annuels distincts sont établis.
La réponse de la Commission aux observations et conclusions de l'Auditeur interne figure dans le rapport de synthèse sur les rapports annuels d'activité des directeurs généraux (qui sont repris au résumé du document SEC(2011)1189 daté du 7 novembre 2011).
CONTENU : le rapport note que les travaux de l'IAS contribuent à une culture de l’efficience et de l’efficacité. Ces travaux d’audit aident notamment la Commission à déceler les synergies ainsi que les risques et, par conséquent, renforcent la gestion de la Commission.
Mise en œuvre du plan d'audit coordonné de l'IAS : la Commission note tout d’abord la coopération positive entre l'IAS, les DG auditées et leurs structures d'audit interne. La mise en œuvre des plans d'action établis au cours du présent exercice et des exercices précédents en réponse aux recommandations de l'audit, a contribué à améliorer de manière constante le cadre de contrôle interne de la Commission.
Le rapport souligne également que le plan d'audit stratégique mis en place par l’IAS pour la période 2008-2010 a été régulièrement mis à jour pour tenir compte de besoins spécifiques (la première opinion globale, les résultats de l'évaluation annuelle des risques de gestion et d'autres changements dans l'environnement tant externe qu'interne). En 2010, l'IAS a mené à bien 88% de son programme de travail (contre 87% en 2009) et a rédigé 85 rapports (30 rapports d'audit, 49 rapports de suivi, 1 rapport de consultance, 4 lettres de recommandations et 1 rapport sur l'opinion globale). Le rapport note qu’en 2010, le taux d'acceptation, par les entités auditées, des recommandations d'audit essentielles et très importantes était de 100% (contre 98,8% en 2009).
Principales conclusions de l’IAS pour 2010 : en ce qui concerne les conclusions de l’IAS pour 2010, le rapport met en lumière les deux principaux points suivants :
1) Procédures de contrôle : l'IAS a mis en évidence la nécessité d'obtenir des chefs de délégation des informations de meilleure qualité dans le cadre du processus d'assurance de la DG AIDCO (Direction générale du développement). S'agissant de la DG EAC (Éducation/formation, culture et jeunesse), il a également insisté sur la nécessité d'éviter les chevauchements inutiles entre les contrôles effectués par ses services et ceux réalisés par les agences nationales.
La DG ELARG devrait compléter son initiative en demandant aux chefs de délégation de présenter une stratégie d'assurance annuelle s'appuyant sur l'élaboration de check-lists applicables à toutes les délégations.
L'IAS a également recommandé à la DG REGIO et à la DG EMPL des améliorations jugées nécessaires pour obtenir une assurance suffisante pour les programmes pluriannuels.
Au niveau des stratégies de contrôle, la Commission a adopté un nombre important de mesures pour permettre à ses services de mettre en place des systèmes d'audit et de contrôle adéquats. Des plans d'action ont été élaborés et mis en œuvre dans les domaines où les risques sont les plus élevés, ce qui a permis d’améliorer la planification et le suivi des activités de contrôle, d'éliminer les charges administratives et les doubles emplois et d’accroître l’efficacité des systèmes de contrôle interne de la Commission.
Les contrôles destinés à vérifier le respect des délais légaux en matière de paiements ont été moins efficaces dans certaines DG où la réduction des délais exigée par la Commission n'a pas toujours été appliquée. La direction doit améliorer le suivi de la bonne mise en œuvre des procédures de contrôle pour le traitement des paiements. La Commission a pris plusieurs mesures visant à améliorer tant l'exécution des paiements que les mécanismes de contrôle associés, à savoir aux niveaux du système informatique (ABAC), de la validation des systèmes informatiques locaux et des lignes directrices, et au moyen d'un suivi régulier et plus efficace.
Les travaux de l'IAS ont permis de cerner des points à examiner en vue d'améliorer l’efficience et l’efficacité de projets informatiques en phase de démarrage afin de permettre à la Commission d'atteindre ses objectifs de façon rentable, efficace et sûre. À la suite des recommandations de la task force «TI», la Commission a procédé à une réforme de sa gouvernance informatique: création, en 2010, du groupe de pilotage GPA + TI et ensuite, en 2011, du « Information Systems Project Management Board » ainsi que du comité de haut niveau sur les technologies de l'information, ce qui constitue une amélioration majeure du mode d'élaboration et de mise en œuvre de la stratégie informatique.
Le travail d’audit de l'IAS auprès des DG récemment scindées a permis de tirer des enseignements à prendre en compte avant toute future division de DG, afin d'atténuer l'incidence du changement sur les DG, ainsi que sur les services centraux et horizontaux et leur personnel. La Commission estime qu'il est trop tôt pour tirer des conclusions définitives sur les avantages et les inconvénients que comportent des directions communes; elle fera le point ultérieurement, lorsque les services concernés auront tiré davantage d’enseignements de la nouvelle structure organisationnelle.
2) Fraude : dans ce domaine, les efforts de l’IAS ont mis en évidence le manque de clarté au niveau de la responsabilité organisationnelle en matière de prévention et de détection de la fraude, ainsi que la nécessité d'actualiser la stratégie antifraude à l'échelle de la Commission. Celle-ci a adopté une nouvelle stratégie antifraude, élaborée par l'OLAF en coopération avec les services centraux et les DG opérationnelles et qui tient dûment compte des questions soulevées par l'IAS.