Dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence

AVIS DU CONTRÔLEUR EUROPÉEN DE LA PROTECTION DES DONNÉES sur la proposition de la Commission pour un règlement du Conseil modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l’Institut universitaire européen (IUE) de Florence.

Le CEPD a eu la possibilité de formuler des observations informelles avant l’adoption de la proposition. Une grande partie de ces observations a été prise en considération dans la proposition. Par conséquent, les garanties nécessaires à la protection des données figurant dans la proposition ont été renforcées, notamment en ce qui concerne :

• les dispositions sur la législation applicable;
• la désignation d’une autorité de surveillance;
• la spécification du rôle de sous-traitant de l’IUE; et
• l’obligation d’adopter des modalités d’exécution afin de traiter les problèmes de protection des données d’un point de vue pratique.

Le CEPD juge important que les institutions et organes de l’UE adoptent des politiques claires quant au transfert des données à caractère personnel aux archives historiques et à la manière de garantir la protection des données à caractère personnel qui seront conservées et accessibles au public par le biais des archives historiques.

Pour l’instant, bien que des politiques relatives à la gestion des documents, à la conservation des données et à l’archivage existent dans de nombreux organes et institutions de l’UE [par exemple, la liste de conservation commune (LCC), document administratif interne publié par la Commission], elles fournissent des orientations limitées concernant la protection des données. En outre, les politiques existantes sont élaborées sous la forme de documents internes, plutôt que d’instruments législatifs adoptés par le Conseil et le Parlement européen.

Dans le présent avis, le CEPD propose quelques modifications ciblées qui peuvent être incluses dans le cadre du réexamen actuel du règlement relatif aux archives. En outre, il souligne la nécessité d’adopter des mesures spécifiques, dont des modalités d’exécution adéquates, afin de garantir la prise en considération efficace des préoccupations en matière de protection des données dans le contexte de la conservation légitime des pièces à des fins historiques.

Dans le but de traiter les préoccupations restantes en matière de protection des données, le CEPD recommande que la proposition de modification du règlement relatif aux archives:

• spécifie les objectifs clés et le contenu minimal des modalités d’exécution, ainsi que la procédure d’adoption, dont une structure de gouvernance afin de garantir une harmonisation et une coordination et un calendrier d’adoption clair ;
• clarifie les règles applicables à la sécurité des données à caractère personnel déposées dans les archives historiques;
• fournisse des garanties concernant les archives privées qui se trouvent à l’IUE; et
• donne au moins des précisions minimales sur les exceptions concernant la vie privée visées à l’article 2 du règlement relatif aux archives.