Dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence

OBJECTIF : régulariser et asseoir sur une base juridique et financière solide le partenariat existant avec l'IUE (l'Institut universitaire européen de Florence) en matière de gestion et de diffusion des archives historiques des institutions de l'Union européenne.

ACTE PROPOSÉ : Règlement du Conseil

CONTEXTE : le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, de même que le règlement qui l'a modifié en 2003, exige des institutions qu'elles établissent des archives historiques et les rendent accessibles au public au bout de 30 ans. Il permet à chaque institution de déposer ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié.

En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé de déposer leurs archives historiques à l'IUE où elles sont mises à la disposition du public. Depuis lors, la Cour des comptes européenne, le Comité économique et social européen et la Banque européenne d'investissement ont également décidé de confier leurs archives à l'IUE. Les modalités de ce dépôt sont fixées dans un contrat signé le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées par la Commission, et l'IUE.

Le but recherché en déposant les archives historiques des institutions à l'IUE est d'en permettre l'accès à partir d'un lieu unique, de favoriser leur consultation et d'encourager les travaux de recherche sur l'histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes.

Le gouvernement italien met, à ce titre, à la disposition de l'IUE, de manière permanente et gratuite, des locaux adaptés pour héberger les archives. Les archives déposées sont ainsi conservées et protégées selon des normes internationales reconnues.

Le contrat de dépôt de 1984 est toutefois devenu obsolète. Il convient dès lors de le remplacer et de confirmer le rôle de l'IUE dans son rôle de gestionnaire des archives historiques des institutions.

ANALYSE D'IMPACT : la présente proposition n'exige pas d'analyse d'impact. Les parties intéressées ont été consultées. L'IUE et l'Italie, en leur qualité d'institution et de gouvernement hôtes, ont tous deux apporté leur soutien à la proposition. Les services administratifs des institutions de l'UE et le réseau des agences de l'UE soutiennent eux aussi l'objectif de la proposition.

BASE JURIDIQUE : article 352 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE).

CONTENU : avec la présente proposition, il est prévu que les institutions européennes déposent leurs archives historiques à l'IUE de Florence (IT) qui les rendra accessibles au public.

La proposition ne portera pas atteinte à l'objectif du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, c'est-à-dire à l'ouverture au public des archives des institutions au bout de 30 ans. Elle prévoit simplement que ces archives seront déposées à l'IUE une fois que les institutions concernées les auront rendues accessibles au public conformément au règlement existant. La proposition entérine donc une situation de fait, puisque la plupart des institutions qui ont ouvert leurs archives au public les confient déjà à l'IUE.

Institut de Florence : l'IUE est un centre universitaire d'étude et de recherche réputé, dont les travaux sont axés sur l'Europe et l'intégration européenne. Il offre des installations de stockage et de recherche modernes, construites expressément pour la conservation et la consultation de ces archives, et jouit d'une réputation internationale en tant que centre d'archivage.

Institutions concernées : à l'avenir, toutes les institutions, à l'exception de la Cour de justice de l'Union européenne et de la Banque centrale européenne, déposeront leurs archives historiques à l'IUE dès que celles-ci seront accessibles au public en vertu du règlement existant. Ces deux institutions ont en effet demandé à être exemptées même si elles n'excluent pas de déposer également leurs archives à l'avenir sur une base volontaire. Cela tient à la nature de leurs activités et correspond à la pratique en vigueur dans de nombreux États membres pour les archives historiques d'organes similaires.

Propriété des archives : la proposition n'aura aucune incidence sur la propriété des archives historiques qui continueront d'appartenir aux institutions déposantes. Elle n'aura pas non plus d'incidence sur les règles en vigueur en vertu desquelles les institutions sélectionnent les documents qui sont rendus accessibles au public au bout de 30 ans.

Archives papier et archives numériques : la proposition opère une distinction entre le dépôt d'archives papier et d'archives numériques. Les archives papier continueront d'être déposées physiquement à l'IUE où elles seront conservées. En revanche, l'IUE ne devra pas conserver les archives numériques dans le but d'y donner accès. La conservation à long terme de ces archives continuera de relever de la responsabilité des institutions dont elles émanent.

Protection des données : la proposition précise les responsabilités de l'IUE en matière de protection des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions. Elle prévoit également que chaque institution adopte des modalités de mise en œuvre du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques, leur mise à la disposition du public et la protection des données à caractère personnel qu'elles contiennent.

INCIDENCE BUDGÉTAIRE : la gestion des archives des institutions à Florence est financée sur le budget de l'UE depuis le premier dépôt d'archives à l'IUE il y a plus d'un quart de siècle. La fiche financière législative prévoit la poursuite de ce financement.

Au total, il prévu que de 2013 à 2019, le montant (y compris frais de gestion administrative) pour le dépôt des archives se monte à 16,170 millions EUR. Ce montant inclut les frais de fonctionnement et de personnel supportés par l'IUE aux fins de la gestion des archives historiques, à l'exception des coûts afférents à la mise à disposition et à l'équipement du ou des bâtiments et des entrepôts hébergeant les archives et le personnel qui y est affecté.

Les coûts de gestion des archives seront répartis entre les institutions déposantes sur une base proportionnelle. Les coûts liés à la fourniture et à l'équipement du ou des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté ne seront pas admissibles.