Dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence
OBJECTIF : régulariser le partenariat existant avec l'IUE (l'Institut universitaire européen de Florence) en matière de gestion et de diffusion des archives historiques des institutions de l'Union européenne.
ACTE PROPOSÉ : Règlement du Conseil.
RÔLE DU PARLEMENT EUROPÉEN : l’approbation du Parlement est requise pour que le Conseil puisse adopter l’acte.
BASE JURIDIQUE : article 352 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE).
CONTENU : avec la présente proposition de règlement, il est prévu que les institutions européennes déposent leurs archives historiques à l'IUE de Florence (IT) qui les rendra accessibles au public.
Un ensemble de dispositions ont été prévues pour faciliter ce dépôt.
Pour connaître les principales dispositions régissant la proposition de règlement en objet ainsi que l’incidence financière de la proposition sur le budget de l’Union, se reporter au résumé de la proposition législative initiale de la Commission daté du 16/08/2012.
La version révisée du Conseil a toutefois apporté un certain nombre de modifications au projet de règlement initial.
Ces modifications peuvent se résumer comme suit :
- accent mis su la numérisation : dans la mesure du possible, les institutions et l'IUE devraient mettre les archives historiques à la disposition du public sous une forme numérisée et numérique, afin de faciliter leur consultation sur internet ;
- dérogation à l’obligation de dépôt des archives : pour des raisons juridiques ou administratives, les institutions déposantes devraient pouvoir refuser de confier certains documents originaux à l'IUE. Dans ce cas, elles y déposeraient une copie microforme ou numérique en lieu et place. En tout état de cause, les institutions restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés à l'IUE ou mis à sa disposition ;
- accord-cadre entre les Parties : il est proposé d'établir dans un accord-cadre de partenariat incluant toutes les dispositions relatives à la gestion des archives historiques par l'IUE, y compris leur dépôt, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public, ainsi que le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE ;
- coûts de gestion : les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union devraient être financés par des contributions de l'ensemble des institutions déposantes versées sur la ligne budgétaire concernée, dans la limite des crédits annuels mis à disposition par l'autorité budgétaire. Ces contributions ne devraient pas couvrir les coûts liés à la mise à disposition et à l'aménagement des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté. En outre, le montant des contributions devrait être proportionnel à la taille des tableaux des effectifs respectifs des institutions déposantes ; le calcul des contributions devrait être recalculé tous les 5 ans ;
- personnel responsable : l'IUE serait seul responsable du personnel appelé à gérer les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE.