Dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence

OBJECTIF : régulariser le partenariat existant avec l'IUE (l'Institut universitaire européen de Florence) en matière de gestion et de diffusion des archives historiques des institutions de l'Union européenne.

ACTE LÉGILSATIF : Règlement (UE) 2015/496 DU CONSEIL modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence.

CONTENU : avec le présent règlement, il est prévu que les institutions européennes déposent leurs archives historiques à l'IUE de Florence (IT).

En effet, depuis 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé de déposer leurs archives historiques à l'IUE de Florence, où elles sont rendues accessibles au public. Un contrat a été signé à cet effet le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées par la Commission, et l'Institut à cet effet.

Á cet égard, le gouvernement italien a mis à la disposition de l'IUE, à titre permanent et gratuit, des locaux adaptés pour que les archives déposées soient conservées et protégées selon des normes internationales reconnues et qu'elles puissent être consultées sur place.

L'objectif du dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE est d'en permettre l'accès à partir d'un lieu unique, de favoriser leur consultation et d'encourager les travaux de recherche sur l'histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes.

Objectif : l’objectif du présent règlement est d’assurer la poursuite du dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE et que ce principe soit inscrit dans la législation de l'Union afin de mettre en évidence le rôle joué par l'IUE en tant que partenaire des institutions dans la gestion de leurs archives historiques. Á cet effet, un accord-cadre de partenariat fixe les dispositions concernant la gestion des archives historiques par l'IUE, y compris leur dépôt, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public, ainsi que le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE.

Coûts : les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union par l'IUE devraient être financés sur le budget général de l'Union et devraient être à la charge de l'ensemble des institutions déposantes versées sur la ligne budgétaire concernée, dans la limite des crédits annuels mis à disposition par l'autorité budgétaire. Ces contributions ne devraient pas couvrir les coûts liés à la mise à disposition et à l'aménagement des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté. En outre, le montant des contributions devrait être proportionnel à la taille des tableaux des effectifs respectifs des institutions déposantes ; le calcul des contributions devrait être recalculé tous les 5 ans.

L'IUE serait seul responsable du personnel appelé à gérer les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE.

Champ d’application : le règlement s'applique à toutes les institutions et ne modifie pas la responsabilité qui leur incombe d'ouvrir leurs archives historiques au public, ni le fait que chaque institution conserve la propriété de ses archives historiques. Toutefois, la nature spécifique des activités de la Cour de justice de l'Union européenne et de la Banque centrale européenne (BCE) justifie leur exclusion de l'obligation énoncée dans le présent règlement de déposer leurs archives historiques à l'IUE. La Cour et la BCE ne déposeraient leurs archives historiques que sur une base volontaire.

Par ailleurs, pour des raisons juridiques ou administratives, les institutions déposantes devraient pouvoir refuser de confier certains documents originaux à l'IUE. Dans ce cas, elles y déposeraient une copie microforme ou numérique en lieu et place. En tout état de cause, les institutions restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés à l'IUE ou mis à sa disposition.

Numérisation des archives : les institutions et l'IUE devraient, dans la mesure du possible, mettre les archives historiques à la disposition du public sous une forme numérisée et numérique, afin de faciliter leur consultation sur l'internet.

L'IUE devrait veiller à la conservation et à la protection des archives qui lui sont confiées, conformément aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique des archives et aux règles techniques et de sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des archives publiques en Italie

Protection des données : les données à caractère personnel contenues dans les archives historiques de l'Union et déposées à l'IUE devraient être traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Annexe : une annexe fixe les dispositions relatives au dépôt des archives historiques tant numérisées que non numérisées des  institutions de l’UE à l’IUE. Les archives non numérisées seraient déposées sur une base permanente. Les institutions d'origine demeureraient toutefois responsables de la conservation permanente de leurs archives numériques.

ENTRÉE EN VIGUEUR : 26.3.2015.