Décharge 2016: budget général UE, Commission européenne et agences exécutives

OBJECTIF: présentation du rapport sur les audits internes réalisés en 2016 dans le cadre de la procédure de décharge.

CONTENU: le présent rapport informe le Parlement européen et le Conseil des travaux effectués par le service d'audit interne (IAS) de la Commission, conformément à l'article 99, paragraphe 5, du règlement financier. Il se fonde sur le rapport établi par l'auditeur interne de la Commission en vertu de ce même règlement, concernant les rapports d'audit et de conseil établis en 2016 au sujet des directions générales, services et agences exécutives de la Commission.

Conformément à sa base juridique, il contient un résumé du nombre et du type d'audits internes effectués, les recommandations et les suites données à ces recommandations. Les rapports d'audit finalisés entre le 1^er février 2016 et le 31 janvier 2017 sont inclus dans ce rapport. Les recommandations mises en œuvre après la date butoir du 31 janvier 2017 ne sont pas prises en compte.

Champ d'application du rapport: la mission du service d'audit interne est de fournir à la Commission des services d'assurance et de conseil indépendants et objectifs, conçus pour apporter une valeur ajoutée et améliorer les opérations de la Commission. Ses tâches comprennent l'évaluation et la formulation de recommandations appropriées pour améliorer le processus de gouvernance dans la réalisation des objectifs suivants:

• promouvoir une éthique et des valeurs appropriées au sein de l'organisation;
• veiller à une gestion et à une responsabilisation effectives dans l’organisation ;
• communiquer efficacement les informations sur les risques et les contrôles aux secteurs intéressés de l'organisation.

L’IAS exécute ses travaux conformément au règlement financier et aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et au code de déontologie de l'Institut des auditeurs internes.

L'IAS ne vérifie pas les systèmes de contrôle des États membres sur les fonds de la Commission. Ces audits, qui ‘effectuent au niveau des bénéficiaires individuels, sont réalisés par les auditeurs internes des États membres, les autorités d'audit nationales, les autres DG de la Commission et la Cour des comptes européenne.

Mise en œuvre du plan d'audit 2016: à la date butoir du 31 janvier 2017, la mise en œuvre du plan d’audit 2016 avait atteint son objectif de 100 % des missions d’audit prévues pour les directions générales de la Commission, ses services et ses agences exécutives.

154 missions (y compris des audits, des suivis, des examens et une mission de consultative) ont été finalisées.

Le plan initial de 2016 contenait 67 missions d'audit et des examens limités qui devaient être finalisés avant la date butoir du 31 janvier 2017 et 34 audits qui devaient commencer avant cette date butoir et être finalisés en 2017. Le plan a été mis à jour en milieu d’année.

Dans l'ensemble, l'IAS considère que l'état d'avancement de la mise en œuvre des recommandations d'audit est satisfaisant et comparable à celui des périodes précédentes. Il indique que les services de la Commission se sont montrés diligents dans la mise en œuvre des recommandations très importantes, atténuant ainsi les risques identifiés.

Néanmoins, et même s'il n'y a pas de problème en suspens récurrent ou de service spécifique concerné, une attention doit être accordée aux recommandations qualifiées de très importantes qui accusent un retard sérieux, c'est-à-dire de plus de six mois. Un rapport spécifique a été établi et envoyé au Comité de suivi des audits, dont un résumé est fourni dans le document de travail accompagnant le présent rapport.

Méthodologie: en réponse à l'évolution de la Commission vers une culture axée sur la performance et une optimisation des ressources, le SAI a continué de réaliser des audits de performance et des audits intégrés en 2016 dans le cadre de son Plan d'audit stratégique 2018.

Ces audits ont porté sur un certain nombre d'aspects liés à la performance:

• plusieurs audits de l’IAS axés sur la gestion et la mesure de la performance ont révélé que d’importantes améliorations sont toujours nécessaires pour renforcer la maturité des mécanismes de gestion et de mesure de la performance des DG. Cela confirme les conclusions de l’année dernière qui soulignaient la nécessité de prendre de nouvelles mesures, tant au niveau de l’institution que des DG, pour améliorer la qualité des objectifs et des indicateurs;
• la Cour des comptes européenne a également souligné des insuffisances dans la gestion et la mesure des performances dans son rapport annuel et ses rapports spéciaux;
• le service commun d’audit (SCA) du centre d’appui commun (CAC) devrait faire d’importants efforts pour renforcer la maturité de ses processus internes et s’assurer ainsi d’atteindre les objectifs de la stratégie d’audit ex-post du 7ème programme-cadre de recherche et d’être prêt à faire face aux défis posés par la stratégie d’audit ex-post Horizon 2020;
• d’autres audits de l’IAS dans les domaines des activités de lutte contre la fraude concernant les ressources propres traditionnelles, de la gestion et du partage de données sur les questions agroenvironnementales et agroclimatiques, de l’amélioration de la réglementation et des audits ex-post réalisés par le service commun d’audit ont montré que d’autres mesures sont nécessaires pour améliorer la performance globale de ces processus.

Conformément à sa méthodologie et à ses meilleures pratiques, l’IAS a abordé la question de la performance de manière indirecte en examinant dans quelle mesure les responsables ont mis en place des systèmes de contrôle destinés à évaluer et garantir la performance de leurs activités.

Grâce à cette approche, le SAI vise à s'assurer que les DG et les services ont d'abord établi des cadres et des outils de mesure de la performance, des indicateurs clés et des systèmes de surveillance adéquats. Cela signifie que les objectifs SMART doivent d'abord être établis au niveau de la Commission afin de dissocier la contribution spécifique de cette dernière de celle des autres acteurs essentiels qui contribuent à la réalisation des objectifs des fonds de l’UE (États membres, régions, pays tiers, organisations internationales, etc.).

Opinion globale: l'IAS a estimé que la mise en œuvre des plans d’action élaborés en réponse à ses audits effectués au cours de l’année de référence et des années précédentes contribue à l’amélioration constante du cadre de contrôle interne de la Commission:

• contrôles internes: la conclusion de l’IAS sur l’état du contrôle interne est limitée aux systèmes de gestion et de contrôle qui ont fait l’objet d’un audit. Elle ne couvre pas ceux qui n’ont pas été audités par l’IAS ou les SAI au cours des trois dernières années. Ces conclusions limitées ont donné lieu à des réserves dans leur rapport d’activité annuel au sujet i) de la DG CLIMA, en ce qui concerne le retard dans la mise en œuvre d’une recommandation très importante liée à la sécurité informatique (relative à la gestion de la sécurité du système informatique SEQE de l’UE) ; ii) de la DG DEVCO, en ce qui concerne l’effet de trois recommandations très importantes restées en suspens qui ont été formulées dans le cadre d’un audit de la gestion de la facilité de paix pour l’Afrique.
• gestion financière de la Commission: comme dans les éditions précédentes, l’opinion globale 2016 est nuancée par les réserves formulées par les ordonnateurs délégués dans leurs déclarations d’assurance. Compte tenu de l’ampleur des corrections financières appliquées et des recouvrements effectués par le passé et partant de l’hypothèse que les corrections appliquées au cours des prochaines années seront d’un niveau comparable, le budget de l’UE est efficacement protégé dans son ensemble (pas nécessairement pour chaque domaine d’action) et dans le temps.

Sans nuancer davantage son opinion, l’auditeur interne a ajouté un «paragraphe d’observation» concernant les stratégies de supervision portant sur la mise en œuvre des politiques et programmes par des tiers.