Décharge 2016: Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes (EIGE)

OBJECTIF: présentation du rapport de la Cour des comptes européenne sur les comptes annuels de l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes pour l'année 2016, accompagné de la réponse de l'Institut.

CONTENU: conformément aux missions confiées à la Cour des comptes par le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, la Cour présente au Parlement européen et au Conseil, dans le cadre de la procédure de décharge, une déclaration d'assurance concernant la fiabilité des comptes annuels de chaque institution, organe ou agence de l'UE, ainsi que la légalité et la régularité des opérations qui les sous-tendent, sur la base d'un audit externe indépendant.

Cet audit a porté sur les comptes annuels de l'Institut européen pour l'égalité des genres (EIGE). Pour rappel, la tâche de l'Institut est de collecter, analyser et diffuser des informations sur l'égalité des genres et de développer, analyser, évaluer et diffuser des outils méthodologiques afin de soutenir l'intégration de l'égalité des genres dans toutes les politiques de l'Union.

Déclaration d'assurance: conformément aux dispositions de l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), la Cour a audité:

• les comptes annuels de l'Agence, qui comprennent les états financiers et les rapports sur l'exécution du budget pour l'exercice clos le 31 décembre 2016, et
• la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

Opinion sur la fiabilité des comptes: la Cour estime que les comptes annuels de l'Institut présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, sa situation financière au 31 décembre 2016, le résultat de ses opérations et ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission.

Opinion sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes: la Cour estime que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2016 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

Le rapport fait une série d'observations sur la gestion budgétaire et financière de l'EIGE, accompagnées de la réponse de ce dernier.

Observations de la Cour :

• gestion budgétaire: la Cour a constaté que le niveau des crédits d'engagement reportés restait élevé pour les dépenses opérationnelles atteignant 1,7 million d'euros, principalement en ce qui concerne les études qui s’étendent au-delà de la fin de l’exercice. L'Institut pourrait envisager d'introduire des crédits budgétaires dissociés afin de mieux refléter la nature pluriannuelle des opérations et les retards inévitables entre la signature des contrats, les livraisons et les paiements.
• contrôles internes: la Cour a souligné qu'en 2016, l'Institut a lancé un appel d'offres ouvert pour un contrat-cadre portant sur la maintenance et la mise à jour de ses outils et ressources statistiques relatifs au genre pour un montant maximum de 1,6 million d'euros. L'appel a été divisé en deux lots sans indiquer les montants respectifs par lot. À la suite d'une question d'un soumissionnaire, l'Institut a précisé sur son site Internet que le montant maximal par lot était estimé à 800.000 EUR. Deux contrats-cadres distincts ont toutefois été signés avec le même soumissionnaire pour un montant maximal de 1,6 million EUR par lot, avec en option la possibilité d'augmenter les montants jusqu'à 50% par lot, permettant ainsi à l'Institut de conclure, sur toute la durée des contrats-cadres (soit un maximum de quatre ans), des contrats spécifiques dont la valeur totale pouvait atteindre 4,8 millions d’euros soit trois fois le montant annoncé dans l'avis de marché. En réaction à l'audit, l’Institut a signé des modifications des deux contrats-cadres, abaissant les montants maximaux à 800.000 euros chacun (avec la possibilité de les augmenter dans la limite de 50 %).

Réponses de l'Institut:

• gestion budgétaire: l'Institut a déclaré que le niveau des reports se maintenait au niveau donné en raison des défis importants imposés à cinq projets, ce qui a entraîné leur report jusqu'en 2017. L'EIGE considère qu'en dépit de tous les défis causés par facteurs de force majeure, l'EIGE a réussi à diminuer les reports opérationnels (C1) de plus de 9%. En ce qui concerne les crédits dissociés, il est précisé que, dans le passé EIGE a été découragé d'introduire cette approche en raison du principe d’annualité budgétaire. Toutefois, il procédera à une analyse de faisabilité pour développer une base solide pour prendre une décision future sur l'introduction ou des crédits non dissociés.
• contrôles internes: l'Institut prend note de l'observation de la Cour sur le problème qui résulte d’une erreur administrative en raison de laquelle le montant spécifié dans le contrat-cadre pour chaque lot n’a pas été modifié en conséquence. Les contrats-cadres signés n’ont pas d’incidence sur le budget, car les deux lots ont été attribués au même contractant et les candidats ont été dûment informés à ce sujet au cours de la phase de soumission des offres.

Le rapport de la Cour des comptes contient également un résumé des chiffres clés de l'Institut en 2016:

• Budget: 7,8 millions d'euros.
• Personnel: 45 fonctionnaires, agents temporaires et contractuels et détachés.