Décharge 2016: Bureau européen d'appui en matière d'asile (EASO)
La commission du contrôle budgétaire a adopté le rapport de Bart STAES (Verts/ALE, BE) concernant la décharge sur l'exécution du budget du Bureau européen d'appui en matière d'asile (BEAA) pour l'exercice 2016.
La commission parlementaire a appelé le Parlement européen à ajourner sa décision concernant la décharge au directeur exécutif du Bureau européen d'appui en matière d'asile de la décharge sur l'exécution du budget du Bureau pour l'exercice 2016.
Suivi des décharges de 2013 et 2014: les députés ont noté avec préoccupation le nombre de questions en suspens et de mesures correctives en cours en réponse aux observations de la Cour sur les exercices 2013 et 2014 concernant les retards de paiement, les normes de contrôle interne (NCI) et la rotation rapide des effectifs. Ils ont invité le Bureau à mener à bien les actions correctives dans les meilleurs délais au cours de l'année 2018.
Justification de l'opinion avec réserve: les députés ont vivement regretté les constatations faites par la Cour au sujet de deux des cinq procédures de marchés importantes de 2016 pour lesquelles des paiements ont été effectués au cours de l’exercice, ce qui témoigne d’un manque de rigueur dans les procédures de passation de marchés du Bureau.
Le rapport a rappelé que deux des trois soumissionnaires participant à une procédure de passation de marché pour la fourniture de services de voyage dans le cadre d'un contrat-cadre s'élevant à 4 millions EUR pour la période 2016-2020 ont été invités à fournir des informations supplémentaires par rapport à un même critère de sélection. Bien qu'aucun d'entre eux n'ait fourni les informations demandées (les CV des personnes qui effectueraient la tâche dans les locaux de l'Office), un seul d'entre eux a été exclu de la procédure pour cette raison. L'autre soumissionnaire s'est vu attribuer le contrat sur la base du fait que les CV correspondants seraient fournis après l'attribution du marché. La procédure de passation de marché n'était pas conforme au principe de l'égalité de traitement. Les députés ont déclaré que le contrat-cadre et les paiements associés de 2016, s'élevant à 920.561 EUR, étaient donc irréguliers.
Un autre contrat-cadre relatif à des services d'appui intérimaires concernant la crise migratoire a également été jugé incompatible avec les règles pertinentes de l'Union.
L'Office européen de lutte antifraude (OLAF) a ouvert une enquête sur les opérations du Bureau.
Gestion budgétaire et financière: les efforts de suivi budgétaire au cours de l'exercice 2016 se sont traduits par un faible taux d'exécution budgétaire de 80,64%. Les députés ont noté que le programme de travail du Bureau a été modifié trois fois et son budget quatre fois pour tenir compte des changements importants intervenus en 2016, en particulier l’augmentation importante de l’appui opérationnel du Bureau dans les points d'accès («hotspots») de certains États membres et la mise en œuvre de la déclaration UE-Turquie.
Engagements et reports: le niveau des crédits d'engagement reportés pour les dépenses administratives était élevé à 2,5 millions EUR, atteignant 43,9% (contre 1.076.583 EUR ou 36,9% en 2015). Ces reports portent principalement sur l'infrastructure informatique, les traductions et les publications, le conseil aux entreprises et les coûts des réunions du conseil d’administration pour lesquelles des contrats ont été signés fin 2016 ou des factures ont été émises uniquement en 2017.
Les députés ont formulé une série d'observations concernant les politiques de passation de marchés et de personnel, la prévention et la gestion des conflits d'intérêts et les audits internes.
Ils ont souligné qu'en 2016 le Bureau a fait face à plusieurs défis dans son environnement opérationnel, y compris non seulement une augmentation substantielle de son budget et l'extension de ses tâches mais aussi une augmentation significative du nombre de transactions, un changement de comptable avec plusieurs remplacements intérimaires et l'introduction d'un système de flux de travail sans papier. Ils ont regretté que cette situation de changement et d'instabilité considérables n'ait pas été atténuée par une revalidation du système comptable ni par l'introduction d'un système de vérifications ex post régulières des transactions.
En 2016, la Commission a présenté une proposition de nouveau règlement proposant de transformer l'Office en une agence à part entière. Les députés ont noté l'ouverture de bureaux à Rome et à Athènes et le rôle croissant du Bureau dans l'ensemble de l'Union grâce à sa plus grande proximité avec les points d’accès.