Décharge 2017: Agence européenne des médicaments (EMA)

OBJECTIF : présentation du rapport de la Cour des Comptes européenne sur les comptes annuels de l’Agence européenne des médicaments («l’EMA»), pour l’exercice 2017, accompagné de la réponse de l’Agence.

CONTENU : la Cour des Comptes a audité, entre autres, les comptes annuels de l’Agence européenne des médicaments. L’Agence fonctionne en réseau paneuropéen et coordonne les ressources scientifiques mises à sa disposition par les autorités nationales afin d’assurer l’évaluation et la surveillance des médicaments à usage humain ou vétérinaire.

Opinion sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Selon la Cour :

- les comptes de l’Agence pour l’exercice clos le 31 décembre 2017 présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de l’Agence au 31 décembre 2017, le résultat de ses opérations et ses flux de trésorerie, conformément à son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission.

- les transactions sous-jacentes aux comptes pour l’exercice clos le 31 décembre 2017 sont, dans tous leurs aspects significatifs, légales et régulières.

Principales observations

Sans remettre en cause son opinion, la Cour a attiré l’attention sur le fait que le 29 mars 2017, le Royaume-Uni a signifié au Conseil européen sa décision de se retirer de l’Union européenne. Un accord fixant les modalités de son retrait est actuellement négocié. Les comptes de l’Agence, sise à Londres, ainsi que les notes annexes ont été élaborés sur la base des informations disponibles au moment de leur signature (le 1er juin 2018).

Le 20 novembre 2017, le Conseil des affaires générales de l’Union européenne a approuvé le transfert du siège de l’Agence à Amsterdam (Pays-Bas). Le déménagement vers des locaux temporaires est prévu au début de 2019 et des provisions d’un montant de 18,6 millions d’euros pour les coûts correspondants sont inscrites dans les comptes de l’Agence.

Par ailleurs, le contrat de location pour le siège actuel de l’Agence à Londres prévoit un bail jusqu’en 2039, sans clause de résiliation anticipée. Un montant de 489 millions d’euros correspondant au loyer restant jusqu’en 2039 figure dans les notes accompagnant les comptes, y compris un montant maximal de 465 millions d’euros, correspondant à la période de location postérieure au déménagement prévu de l’Agence vers Amsterdam, comptabilisé en tant que passif éventuel.

Le rapport fait une série d’observations sur la gestion budgétaire et financière de l’Agence, accompagnées de la réponse de cette dernière. Les observations principales peuvent être résumées comme suit :

Observations de la Cour

Gestion financière

Les agences doivent mettre en place une solution unique pour les échanges et le stockage électroniques d’informations avec les tiers participant aux procédures de marchés publics (e-procurement). Étant donné que cette exigence s’applique à toutes les institutions de l’UE, la Commission a développé une solution informatique globale couvrant toutes les étapes des procédures de marchés publics. Elle a déployé des outils pour la facturation électronique (e-invoicing) en 2010, pour la publication électronique des documents relatifs aux avis de marchés dans le Journal officiel de l’UE (e-tendering)  en 2011 et pour la soumission des offres par voie électronique (e-submission). À la fin de 2017, l’Agence avait mis en place la publication électronique des appels d’offres pour certaines procédures, mais pas la facturation électronique et la soumission des appels d’offres par voie électronique.

Dans le cadre de la gestion des services de conseil, la Cour a noté un recours excessif à des cabinets de conseil pour une expertise externe. Le contrôle en matière de conception et de mise en œuvre de projets s’est révélé insuffisant, les projets ont accusé un retard considérable et les coûts étaient en train d’augmenter.

En 2017, l’EMA a mis en œuvre plusieurs mesures pour améliorer la situation. L’Agence recourt progressivement à des contrats à prix forfaitaire plutôt qu’à des contrats en régie pour acquérir des services de conseil, ce qui lui permet de mieux gérer les coûts.

Réponse de l’Agence

Gestion financière

À la fin de 2017, l’Agence avait mis en place un système d’appels d’offres électronique pour toutes les procédures dépassant le seuil de la directive ainsi que des procédures d’appel d’offres par courrier électronique pour les procédures n’atteignant pas le seuil de la directive. L’Agence n’a pas introduit de facturation ou de soumission par voie électronique, mais en septembre 2017, l’Agence a signé un protocole d’entente avec la Commission européenne pour l’accès à la soumission électronique et l’utilisation de cette dernière, et attend désormais que la Commission européenne lui indique une date d’entrée en vigueur.

Le rapport contient un résumé des chiffres clés relatifs à l’Agence en 2017 :

Budget

331 millions EUR.

Effectifs

766, comprenant les fonctionnaires, les agents temporaires et contractuels, ainsi que les experts nationaux détachés.