Décharge 2018: Bureau européen d'appui en matière d'asile (EASO)
Le Parlement européen a décidé de donner décharge à la directrice exécutive du Bureau européen d'appui en matière d'asile sur l'exécution du budget du Bureau pour l'exercice 2018 et d'approuver la clôture des comptes de l'exercice en question.
Constatant que la Cour des comptes a déclaré avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes annuels du Bureau pour l'exercice 2018 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières, le Parlement a adopté par 599 voix pour, 77 contre et 17 abstentions, une résolution contenant une série de recommandations qui font partie intégrante de la décision de décharge et qui complètent les recommandations générales figurant dans la résolution sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences de l'UE.
La Cour a toutefois justifié une opinion avec réserve concernant les conclusions de la Cour pour les exercices 2016 et 2017 sur la légalité et la régularité des paiements. Hormis les effets des exercices 2016 et 2017, la Cour estime que les paiements sous-jacents aux comptes annuels pour l’exercice clos le 31 décembre 2018 sont légaux et réguliers.
Suivi du rapport sur la décharge 2017
Le Parlement a pris note de la décision du conseil d'administration du Bureau du 6 juin 2018 de relever le précédent directeur exécutif de ses fonctions avec effet immédiat, ainsi que de la désignation d'un directeur exécutif ad interim le 6 juin 2018 et de la nomination d'un nouveau directeur exécutif le 16 juin 2019.
Il a accueilli favorablement le rapport de suivi du Bureau sur les observations du Parlement pour l'exercice 2017, en particulier les mesures correctives prises par le conseil d'administration de l'Office, le directeur exécutif ad interim et le nouveau directeur exécutif pour améliorer la structure de gouvernance et l'efficacité de l'Office, rétablir la transparence et instaurer la confiance.
Enquête de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)
Le Parlement a demandé au Bureau de faire rapport à l'autorité de décharge sur le suivi des mesures proposées par l'OLAF en ce qui concerne les irrégularités entourant la violation des procédures de passation de marchés, le détournement de fonds de l'Union, la mauvaise gestion, l'abus de position dominante dans les questions de ressources humaines, les violations des règles de protection des données, le harcèlement et le comportement inapproprié envers le personnel en 2017.
États financiers de l'Agence
Le budget final du Bureau européen d'appui en matière d'asile pour l'exercice 2018 s'élevait à 97.665.322 EUR, soit une augmentation de 12,52 % par rapport à 2017.
Gestion budgétaire et financière
Le Parlement a regretté que les budgets annuels limités et l'absence partielle d’une réserve dans le budget du Bureau pour couvrir le financement de besoins opérationnels urgents et imprévus créent des incertitudes budgétaires et entravent la planification d'urgence.
Selon les députés, les réductions budgétaires proposées pourraient entraver la capacité du Bureau à continuer à remplir correctement ses fonctions en fournissant le soutien nécessaire aux États membres, tel qu'il lui est confié par son mandat. Le renforcement du mandat du Bureau et l'augmentation de la charge de travail devraient s'accompagner de dotations budgétaires adéquates.
Autres observations
Les députés ont également fait une série d'observations concernant les performances, la politique du personnel, les marchés publics et les contrôles internes.
En particulier, ils ont noté que :
- au 31 décembre 2018, le tableau des effectifs n'était pourvu qu'à hauteur de 68,22 %, avec 146 agents temporaires nommés sur les 214 agents temporaires autorisés au titre du budget de l'Union (contre 155 postes autorisés en 2017);
- en ce qui concerne les dispositions relatives à l'hébergement des équipes d'appui asile et des autres forces du Bureau dans les États membres, le Bureau a signé un accord d'hébergement avec Chypre en juillet 2019 et doit signer un accord d'hébergement avec la Grèce en janvier 2020;
- le Bureau devrait continuer à accorder une attention particulière à la prévention des conflits d'intérêts et à la bonne mise en œuvre des règles et procédures concernant la dénonciation des abus;
- à la fin de 2018, l'Office ne disposait pas d'une capacité d'audit interne et qu'aucun rapport d'audit complet du Service d'audit interne n'a été publié depuis janvier 2018;
- des mesures concrètes et positives visant à améliorer la gouvernance organisationnelle ont été prises;
- il n'existe toujours pas de politique concernant les postes sensibles au sein du Bureau, ce qui n'est pas conforme aux normes de contrôle interne, selon lesquelles les fonctions sensibles doivent être clairement définies, enregistrées et tenues à jour;
- le Bureau devrait établir une politique efficace pour la gestion des locaux loués, car l'absence de responsabilités et de rôles clairs concernant la gestion des locaux loués et des services et travaux connexes peut entraver une atténuation efficace des risques liés aux locaux.