Office des publications officielles des CE : organisation et fonctionnement

OBJECTIF : proposer une nouvelle décision interinstitutionnelle relative à l'organisation et au fonctionnement de l'Office des publications des Communautés. CONTENU : Lors de sa session du 17 mars 1998, le Comité de direction de l'Office des publications des Communautés a décidé de procéder à l'examen et à l'adaptation des textes fondamentaux portant sur la création de l'Office. L'adaptation du cadre réglementaire de l'Office est devenue nécessaire pour tenir compte des remarques de la Cour de comptes de 1997 sur le caractère désuet des textes fondamentaux. Après délibération, les institutions représentées au sein du Comité de direction, se sont prononcées en faveur d'un acte amendé et codifié au motif qu'un tel acte permettrait une rédaction améliorée et cohérente et présenterait l'avantage de la clarté et de la transparence. Le présent projet d'acte a été approuvé à l'issue des délibérations au sein du Comité de direction de l'Office ainsi qu'au terme d'une procédure de consultation conjointe des services juridiques des institutions. Pour l'essentiel, le projet vise à tenir compte de l'évolution technologique dans le secteur de l'édition ainsi que de l'évolution des pratiques en matière de compétences dévolues à l'autorité investie du pouvoir de nomination. Ainsi, l'Office devrait assurer l'exécution, par lui-même ou par des entreprises, des tâches suivantes : édition du Journal Officiel, des autres publications des Communautés ou de leurs services ou de publications provenant d'autres organes ou organismes communautaires. Dans des cas exceptionnels, les institutions ou organes pourraient procéder à l'édition de publications sans l'intervention de l'Office, lorsque la charge financière ou des raisons techniques ou d'urgence de publication, le justifient. L'exécution des tâches de l'Office comporterait le regroupement des documents à éditer, la préparation et la vérification des textes, la passation des marchés avec les fournisseurs, l'impression des travaux urgents ou de faible tirage, la surveillance des travaux, le contrôle de la qualité, le suivi financier des contrats, la réception quantitative et qualitative, le contrôle comptable, l'archivage des publications, la gestion des ventes et l'exécution de la diffusion. L'Office fournirait également aux institutions toutes les indications techniques et financières pour leurs projets d'édition et les assisterait dans l'élaboration des contrats cadres. Des dispositions sont prévues en matière de comitologie (création d'un Comité de direction, pouvoir et compétences, fixation des règles de fonctionnement) ainsi qu'en matière de pouvoir de nomination (la Commission nomme les agents de grade A1, A2 et A3 et LA3) et de direction de l'Office, conformément aux règles applicables dans le cadre du Règlement financier. Chaque institution est invitée à adopter formellement cette proposition selon ses procédures propres. À l'issue de ce processus d'adoption, les présidents des institutions seraient invités à signer le texte avant sa publication au Journal Officiel des Communautés et l'ancienne décision 69/13/Euratom,CECA, CEE serait abrogée.�