Recherche RDT, 5ème programme-cadre CE 1998-2002: activités de recherche, de développement technologique et de démonstration

La Cour des comptes européenne a présenté son rapport spécial n 1/2004 relatif à la gestion des actions indirectes de RDT relevant du cinquième programme-cadre (5e PC) en matière de recherche et de développement technologique (1998-2002). Le programme-cadre était doté d'un budget total de 13.700 mios EUR. L'audit a couvert toutes les procédures allant de la soumission de la proposition à la présentation des éléments livrables du projet (notamment les relevés de coûts et les rapports périodiques contenant des informations relatives à l'état d'avancement des travaux scientifiques), et, le cas échéant, à la clôture du contrat. Les principales observations concernent le système de gestion et de contrôle de la Commission, l'organisation de ses services chargés de la mise en oeuvre du 5e PC, le caractère suffisant des ressources humaines, de l'appui informatique et des informations communiquées aux responsables: Ces observations sont les suivantes : - La complexité des règles de détermination de la participation financière de la Communauté entrave la bonne gestion des aspects financiers et administratifs par la Commission et représente une complication inutile pour les participants. Les règles de détermination de la contribution financière de la Communauté adoptées ultérieurement ne répondent qu'en partie aux préoccupations de la Cour. Celle-ci se félicite de l'introduction, avec le 6e PC, de sanctions visibles et dissuasives ainsi que de l'obligation de faire certifier les états financiers par un auditeur externe; - La gestion des sept programmes spécifiques relevant du 5e PC est assurée conjointement par cinq directions générales. Le découpage des programmes s'est traduit par une dilution des responsabilités, par des doubles emplois et par un besoin accru de coordination et de consultation. En outre, l'organisation de la Commission ne reflète pas suffisamment la conception fondamentale de programmes composés d'actions-clés. - Le 5e PC a enregistré des difficultés d'organisation et des retards considérables lors de la phase de démarrage, à commencer par l'adoption tardive de la décision par le Conseil et le Parlement. Il a fallu compter en moyenne entre huit et neuf mois de la réception des propositions à la signature par la Commission d'un contrat pour des actions indirectes de RDT. La Commission a continué d'éprouver des difficultés à trouver des agents aux profils spécifiques et à recruter des fonctionnaires permanents. - En moyenne, quatre à cinq jours ouvrables par an seulement ont été consacrés au suivi scientifique de chaque action indirecte de RDT. Les procédures et pratiques administratives suivies pour la sélection des actions indirectes de RDT ont entraîné une charge de travail inégale pour les services de la Commission, créant ainsi des goulets d'étranglement et entraînant des retards administratifs et des lacunes en matière de contrôle interne. - Dans ses décisions arrêtant les programmes spécifiques, le Conseil a fixé les plafonds pour les dépenses administratives entre 6,5% et 9,8% des dépenses totales allouées à chacun d'entre eux. Ces plafonds ont été respectés pour tous les programmes. - La Commission n'a pas élaboré de système informatique commun ou intégré pour la gestion des propositions, des contrats et des projets relevant du 5e PC. Les systèmes informatiques qu'elle a mis en place étaient inadéquats, notamment en raison d'investissements insuffisants, même si des améliorations ont été observées vers la fin de la période couverte par le 5e PC. - Les tests des principaux contrôles portant sur un échantillon de contrats relatifs à des actions indirectes de RDT ont révélé que certains contrôles internes n'avaient pas toujours été mis en oeuvre de manière efficace. La vérification, au niveau du bénéficiaire, de la légalité et de la régularité des paiements fondés sur les déclarations de coûts a fait apparaître un nombre significatif d'erreurs, essentiellement imputables à une surévaluation des coûts déclarés par les bénéficiaires finals. - Les rapports destinés aux responsables doivent encore être améliorés. En 2002, les rapports relatifs aux programmes- cadres adressés aux responsables ne répondaient pas pleinement aux exigences définies dans les standards de contrôle interne de la Commission. Dans ses réponses, la Commission souscrit à la majorité des observations formulées par la Cour. Elle souligne l'importance des simplifications réalisées pour le 6e PC (2002-2006), dans une large mesure inspirées des recommandations formulées par la Cour. La Commission estime que la gestion conjointe de programmes par différentes directions générales permet d'obtenir des effets de synergie entre les activités de recherche et d'autres politiques communautaires. Un plan d'action vise à renforcer les mécanismes de coordination au sein de la Commission, notamment par la mise en place de services d'assistance centralisés. En particulier, la Commission insiste sur le fait que ses services auront recours à un système informatique commun pour le 6e PC à partir de 2004. Les problèmes spécifiques en matière de politique du personnel dans le domaine de la recherche sont traités progressivement et conformément aux recommandations du livre blanc sur la réforme de la Commission. Des procédures simplifiées et une meilleure programmation devraient permettre de mieux répartir la charge de travail dans le cadre du 6e PC et d'améliorer le contrôle interne. La Commission reconnaît le problème de la surévaluation des coûts déclarés par les bénéficiaires finals. Avant l'autorisation des paiements, la Commission n'est en mesure de vérifier, de manière exhaustive et précise, ni l'exactitude de ces déclarations de coûts ni leur conformité aux dispositions contractuelles. Seul un audit financier réalisé au niveau du bénéficiaire permet de déterminer précisément et avec certitude le bien-fondé des coûts déclarés et la conformité des déclarations aux dispositions contractuelles. C'est la raison pour laquelle la Commission a augmenté de manière significative le nombre de ses audits financiers au cours de la période couverte par le 5e PC.�