Services et réseaux électroniques paneuropéens: fourniture interopérable, programme IDABC 2005-2009, suivi IDA II
La présente communication de la Commission décrit les conclusions et les recommandations issues de l’évaluation de la mise en œuvre du programme IDABC, le programme quinquennal relatif à la fourniture interopérable de services paneuropéens d’administration en ligne aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens, qui a démarré le 1er janvier 2005. Cette évaluation a été effectuée en collaboration avec une équipe d’experts indépendants d’un cabinet de conseil. Des représentants des services de la Commission et des États membres ont prêté leur concours en ce qui concerne la méthodologie et les conclusions dans le cadre d’un groupe de pilotage de la Commission et d’un groupe consultatif d’experts nationaux, ainsi qu’au sein du comité de gestion IDABC (le PEGSCO).
Tout en épinglant quelques lacunes méritant un examen attentif dans la suite de la mise en œuvre du programme IDABC, l’évaluation brosse un tableau globalement positif, mais note toutefois qu’une appréciation approfondie est prématurée à ce stade précoce de l’exécution du programme.
La Commission indique qu’elle prêtera la plus grande attention aux recommandations de cette évaluation, à savoir :
Recommandation n°1 - Planification de l’évaluation : il a été difficile, dans le cadre de cette évaluation intermédiaire, de déterminer les premières retombées du programme qui, concrètement, en est toujours à un stade d’exécution peu avancé. Il convient donc de planifier plus judicieusement les évaluations. Puisque les échéances figurant dans la décision IDABC doivent impérativement être respectées, il conviendrait de prévoir davantage de souplesse concernant le calendrier des évaluations dans les décisions établissant les programmes futurs, pour que ceux-ci puissent mieux tirer profit des résultats de ces évaluations.
Recommandation n°2 - Organisation de la mise en œuvre du programme : la Commission doit veiller à ce que tous les intervenants connaissent le rôle qu’ils ont à jouer dans la mise en œuvre des actions. L’évaluation préconise de dresser des organigrammes et de distribuer à bon escient des descriptions opérationnelles des rôles des intervenants, plus particulièrement dans le cas des projets d’intérêt commun.
Recommandation n°3 - Prise en compte dans le programme des besoins des utilisateurs en évolution constante : des efforts devraient être faits au niveau stratégique du programme afin de recueillir et de diffuser des informations spécifiques et à jour concernant les besoins des utilisateurs. L’évaluation indique que les membres du PEGSCO sont sollicités en tant que source informative importante concernant les besoins détectés au niveau national ou international et que, dans le même temps, des ateliers de partage de connaissances sont organisés pour leur permettre d’échanger les expériences acquises et les enseignements tirés des projets avec les délégués d’autres États membres et les services des institutions de l’Union. Des informations tirées des études de faisabilité pourraient également être synthétisées et diffusées.
Recommandation n°4 - Mesures horizontales et ressources humaines : en l’état actuel des choses, la majorité des projets d’intérêt commun devraient être exécutés dans les temps, tandis que les mesures horizontales devraient nécessiter soit un appui supplémentaire, soit une prorogation, essentiellement pour des raisons de démarrage tardif, de procédures de longue haleine et de manque de personnel par rapport aux actions à effectuer. Il conviendrait d’examiner attentivement, pendant la mise en œuvre du programme, dans quelle mesure les actions d’IDABC peuvent respecter le calendrier prévu, en particulier en ce qui concerne les mesures horizontales. À ce propos, il est nécessaire de prévoir un rapport actions/effectifs plus équilibré pour la gestion des mesures horizontales, tant pour le programme IDABC que pour tout programme ultérieur éventuel.
Recommandation n°5 - Liens avec les programmes communautaires ayant trait à l’administration en ligne : il conviendrait d’effectuer une étude stratégique des liens existant entre les différents programmes de l’Union par lesquels la Communauté met en place des initiatives interopérables d’administration en ligne afin d’améliorer les synergies entre les programmes et de mieux partager les enseignements tirés de chacun. Cette étude devrait permettre de préciser les positions stratégiques des programmes communautaires en rapport avec l’administration en ligne ainsi que les corrélations existant entre eux.
La Communication note que les recommandations relatives au programme IDA II n’ont été disponibles qu’après l’adoption de la décision IDABC. D’après les éléments constatés lors de l’évaluation, la plupart des treize recommandations formulées dans l’évaluation finale d’IDA II ont déjà été intégrées ou le seront prochainement. Trois recommandations seulement doivent encore être pleinement appliquées, dont l’une indique que la priorité doit aller aux activités qui contribuent le plus aux objectifs et aux finalités du programme, une préoccupation vraisemblablement constante chez tout gestionnaire de programme. N’ont pas été mises en œuvre les recommandations préconisant:
- la création d’un tableau de bord numérique pour la surveillance et le suivi des activités en cours ou terminées, qu’il s’agisse d’évaluer le degré de réalisation des objectifs, les effets des actions et leurs avantages en continu ou de mettre en lumière et de comparer les coûts aux bénéfices financiers ;
- l’instauration d’un programme de communication ciblant les pays UE-15 à l’instar de celui suivi pour les nouveaux États membres en vue de susciter l’adhésion vis-à-vis de la méthode de travail, des grandes orientations et de l’architecture générale du projet.