Décharge 2005: Observatoire européen des drogues et des toxicomanies

OBJECTIF : présentation du rapport de la Cour des comptes sur les comptes 2005 de l’OEDT.

CONTENU : Dans l'ensemble, la Cour constate que les comptes de l’Observatoire sont fiables dans tous leurs aspects significatifs et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Le rapport indique que les crédits inscrits au budget de l'OEDT pour l'exercice concerné s'élèvent à 12,816 Mios EUR engagés à hauteur de pratiquement 12 Mios EUR et payés à hauteur de 10,933 Mios EUR (dans un régime de crédits dissociés). De ce montant général, 1,088 Mios EUR ont été reportés à 2006 et 796.000 EUR ont été annulés (en crédits de paiements dans le cadre d’un régime de crédits dissociés).

Dans son rapport, la Cour constate que le taux de consommation des crédits d’engagement est supérieur à 90% tandis que le taux de consommation des crédits de paiement n’est que de 85%. Les dépenses de fonctionnement présentent un taux de report important (40%). Cette situation est due à une concentration des acquisitions en fin d’année avec les risques que cela implique quant à la qualité des procédures d’achat. Pour la Cour, l’Observatoire devrait mieux maîtriser sa politique de marchés pour éviter des reports de crédits qui alourdissent la gestion.

La Cour, dans son rapport précédent, avait observé que seul le comptable disposait de la signature pour les comptes bancaires et l’Observatoire s’était engagé à instaurer un système de double signature. En février 2006, un tel système n’avait toujours pas été mis en place. Les systèmes d’inventaire des biens immobilisés n’ont pas été intégrés avec la comptabilité générale.

En ce qui concerne les procédures de recrutement du personnel : le système présente des faiblesses, selon la Cour. Pour une procédure de sélection, la composition du comité de sélection n’a pas respecté le principe de parité posé par le statut. Dans un autre cas, un candidat a été finalement retenu alors qu’il n’avait pas obtenu les meilleures évaluations à l’issue de la procédure de sélection.

À la fin de 2004, un agent a été envoyé en mission de longue durée (2 ans) à Bruxelles. Les objectifs de cette mission dont le coût (salaires et indemnités) s’élevait à la fin de 2005 à environ 70.000 EUR n’ont pu être cernés et le volume des activités de cet agent est demeuré faible. Lorsque la mission a été interrompue, l’agent a été détaché auprès de la Commission tout en continuant à être rémunéré par l’Observatoire.

La Cour constate encore que le contrôle de la passation des marchés et de la conclusion des contrats a montré diverses anomalies. Dans 2 cas, le délai minimal de réception des offres à compter de la date de l’invitation à soumissionner n’a pas été respecté. Lors de la passation d’un marché complémentaire, la valeur des travaux dépassait les limites réglementaires. La nomination des membres de la commission d’ouverture des offres et du comité d’évaluation n’a pas fait l’objet d’une décision formelle pour 2 dossiers examinés. En outre, dans un dernier cas, la valeur du marché était manifestement sous-estimée enfreignant ainsi le principe d’égalité de traitement entre soumissionnaires.

L'Observatoire répond point par point à l'ensemble de ces critiques et indique qu’il a pris des mesures pour améliorer la programmation de ses appels d’offres, afin de mieux les étaler durant l’année. L’Observatoire indique qu’il poursuivra les efforts qui lui ont permis en 2005 d’augmenter le taux de consommation des crédits de paiement par rapport à 2004 (de 77% à 85%), notamment en ce qui concerne les dépenses de fonctionnement (titre II).

L’Observatoire indique qu’il continuera à développer son dispositif de gestion par activités mis en place depuis 2001. Ce dispositif donne la possibilité de connaître les coûts de ses projets et programmes bien qu’il ne s’agisse pas d’une comptabilité analytique stricto sensu.

L’Observatoire a établi en 2006 un lien automatique entre les comptabilités budgétaire et générale. La réconciliation entre la comptabilité et l’inventaire est prévue pour le mois de janvier suivant la fin de l’exercice concerné. Par ailleurs, l’Observatoire a terminé en juillet 2006 une vérification physique des biens inventoriables dont les résultats ont été entrés dans un système informatique spécialisé.

Dans l’attente d’un accord définitif avec la Commission concernant les règles d’application du statut, l’Observatoire continue à appliquer dans toutes ses procédures de sélection les principes qui régissent les procédures de recrutement communautaires. Compte tenu de ses effectifs réduits, l’Observatoire veille toujours à ce qu’un représentant du comité du personnel participe comme membre de plein droit aux comités de sélection. Il veillera à l’avenir à motiver explicitement le choix du lauréat recruté lorsque celui-ci s’écarte du classement établi par le comité de sélection.

En ce qui concerne le personnel détaché, l’Observatoire indique qu’il a mis fin à la mission avec effet au 31 mai 2005. À la fin de 2005, l’Observatoire a décidé de détacher l’agent en question auprès de la Commission pour une durée de 9 mois, sans possibilité de prolongation. Comme convenu avec la Commission, la rémunération de cet agent a été prise en charge par l’Observatoire.

Enfin en ce qui concerne sa politique de marchés, il indique qu’il prend note des remarques de la Cour et qu’il a pris les mesures suivantes notamment, pour:

• améliorer la programmation de ses appels d’offres, en vue notamment de réduire au minimum les cas d’urgence,
• promouvoir un recours plus structuré aux contrats-cadres,
• formaliser la nomination des membres de la commission d’ouverture et du comité d’évaluation des offres,
• renforcer sa capacité de support aux ordonnateurs délégués et aux gestionnaires en matière de passation des marchés et d’octroi de subventions.